Whitepaper

4 tips voor meer omzet met minder voorraad

Om een winstgevende en schaalbare webshop te kunnen runnen, is het essentieel om de ins en outs te kennen van voorraadbeheer.  In deze tekst beschrijven wij de vier belangrijkste uitdagingen, hoe je deze kan meten en hoe je ze uiteindelijk kan optimaliseren. Dit gaat jou als e-commerce ondernemer niet alleen geld besparen, maar ook opleveren.

Servicegraad

Meer tevreden klanten en een hogere omzet door een hogere servicegraad.

Lees verder

Leverbetrouwbaarheid

Analyseer jouw leveranciers en voorkom onzekerheden in de supply chain.

Lees verder

Voorraadwaarde

Meet en manage je voorraadwaarde en verbeter je cashflow.

Lees verder

Inkoopproces

Hoe kan je bepaalde inkoopprocessen optimaliseren.

Lees verder

Tip 1

Servicegraad

Je producten schuiven als warme broodjes over de digitale toonbank. Ze zijn gewild en het komt dan ook regelmatig voor dat een product niet meer op voorraad is. Alleen maar goed, toch? Maar heb jij inzichtelijk hoe vaak je een product NIET verkoopt omdat het is uitverkocht?

Producten die vaak uitverkocht zijn, hebben een lage servicegraad. Wanneer het product niet op voorraad is, is de kans groot dat jouw klant binnen een split second naar de concurrent vertrekt om daar z’n aankoop te doen. Die zie je nooit meer terug. Nee-verkoop moet tot het verleden behoren om op die manier jouw omzet en reputatie hoog te houden.

Redenen waarom jouw product niet meer op voorraad is

  1. Data die niet juist wordt gemeten
  2. Er wordt te weinig ingekocht
  3. Veel handmatige processen vertragen de orderflow
  4. Geen inzicht in de lead times
  5. Seizoenen en trends worden over het hoofd gezien

Je servicegraad verbeteren

Als je de problemen hebt kunnen signaleren die jouw servicegraad verlagen is het tijd om actie te ondernemen. Met onderstaande punten kan de productbeschikbaarheid van jouw webshop al snel verbeteren. 

Lees meer over het berekenen en verbeteren van de servicegraad

}

Omloopsnelheid

Het in kaart brengen van de omloopsnelheid geeft waardevolle inzichten in de dynamiek van jouw assortiment. Wanneer je dit helder hebt, is het duidelijk welke producten je vaker moet inkopen.

Seizoensinvloeden

Als je tijdens kerst vaak nee moet verkopen, is het handig om te weten welke producten seizoensgevoelig zijn en welke niet. Het is dus zaak deze producten te analyseren en de inkoop te optimaliseren.

Automatische aanpak

Het analyseren van alle factoren binnen je voorraadbeheer kan een tijdrovende klus zijn. Vandaar dat het noodzaak is om een systematische aanpak te hebben om dit te doen. Bepaal met je team wie de verantwoordelijkheid krijgt om dit te doen en stel wekelijkse/maandelijkse evaluatiepunten in.

Met deze tips zorg je ervoor dat je servicegraad van je producten wordt verbeterd en dit op lange termijn meer tevreden klanten en een hogere omzet oplevert.

Meer weten over hoe geautomatiseerde software je hierbij kan helpen? Lees hier hoe de features van onze software bijdragen aan kostenbesparingen en omzetverhogingen voor jouw shop.

Case

Hoe Optiply de service levels verhoogt van Travelbags met minder voorraad

Tip 2

Voorraadwaarde

Je voorraadwaarde op peil houden kan soms een lastige opgave zijn. Het is makkelijk om gewoon heel veel op de plank te hebben liggen, zodat het niet uit voorraad raakt. Maar dat gaat ten koste van je cashflow en neemt ruimte in je magazijn in. Het andere uiterste is ook niet wenselijk.

Daarom streven veel webshops naar een gezonde voorraadwaarde, maar schieten tekort in data en tools om dit te managen. 

Belangrijke analyses voorraadwaarde

  1. Gemiddelde voorraadwaarde – bereken deze over een langere periode, zeg 3 maanden, en vergelijk het met je omzet.
  2. Voorraadkosten – wat kost het eigenlijk om voorraad te houden? Hou rekening met de 3 R’en: Rente, Ruimte en Risico.
  3. Omloopsnelheid – een belangrijk deel van een gezonde voorraadwaarde is de omloopsnelheid. 
  4. Optimale bestelhoeveelheid – als bovenstaande analyses helder zijn, is het zaak om te berekenen hoeveel je moet bestellen van bepaalde producten. 

Zie hier meer over hoe je deze vier analyses het beste kan draaien

Tips voorraadwaarde

Naast het berekenen van bepaalde elementen van jouw voorraadwaarde kan je de onderstaande dingen direct optimaliseren.

+

Schoon je dode voorraad op

Dode voorraad heeft enerzijds een negatieve invloed op je rente en cashflow en neemt anderzijds waardevolle ruimte in beslag. Daardoor kost een product veel meer dan dat je ervoor betaald hebt. Dus, naast je best presterende artikel, is je slechtst verkochte product minstens zo interessant om kosten mee te besparen.

Omzeil minimum bestelhoeveelheden

Minimum bestelhoeveelheden komen veel voor bij leveranciers. Aanbiedingen bij een meubelretailer zoals ‘bij 25 stoelen krijg je 5 gratis’, zorgen ervoor dat de voorraadkosten worden verlaagd bij de leverancier, maar bij jou worden verhoogd. Probeer te onderhandelen over de minimale bestelhoeveelheden. Vaak zijn leveranciers best bereid om afwijkende afspraken te maken.

Tip 3

Leverbetrouwbaarheid

Weet jij hoe jouw leveranciers presteren? Veel webshops hebben er wel een gevoel bij, maar weinig objectieve data om dit te ondersteunen. Toch is het essentieel om te meten hoe betrouwbaar jouw leveranciers zijn en dit uit te drukken in cijfers. Zo kan er gekeken worden naar manieren om dit te optimaliseren. Dit vergroot uiteindelijk weer jouw eigen productbeschikbaarheid en klanttevredenheid.

Hoe meet je dit?

De leverbetrouwbaarheid van je leveranciers kan je aan de hand van verschillende methodes of checks in kaart brengen met als doel de klanttevredenheid in het vaandel te houden of te verhogen.

  1. Categoriseer leveranciers aan de hand van een ABC-analyse – je A-leveranciers verdienen je onverdeelde aandacht terwijl in de B en C categorie minder tijd en energie benodigd is.
  2. Vergelijk leveranciers – maak een overzicht waarin je alle leveranciers tegenover elkaar zet op het gebied van prijs, kosten, hoeveelheden, minimale afname, betalingsvoorwaarden etc.
  3. Centraliseer je data – gebruik een systeem om al deze data te verzamelen. Dat kan met een simpele spreadsheet, maar specifieke software is nog beter.
  4. Evalueer regelmatig – het is goed om regelmatig samen met de leverancier te evalueren. Op die manier behoud je niet alleen een goede relatie, maar zorg je er ook voor dat eventuele verbeterpunten beter worden opgepakt.

Lees meer over leveranciersmanagement in onze blog

 

Verhogen van de leverbetrouwbaarheid

Om jouw klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen, wil je nee-verkopen voorkomen. Levertijden van leveranciers hebben hier direct invloed op. 

Zo heeft de betrouwbaarheid van je leveranciers ook grote invloed op hoeveel buffervoorraad je aan moet houden. Bij leveranciers die minder betrouwbaar zijn, zal er een hogere buffervoorraad moeten worden aangehouden, en vice versa bij betrouwbare leveranciers minder. D

  1. Betrek het hoger management in het proces, zodat het past binnen de targets van het bedrijf.
  2. Geef vooraf aan wat je van de leverancier verwacht en benoem dit.
    Ken je leveranciers en onderhoud regelmatig contact.
  3. Deel de best-practices van de ene leverancier met de anderen om te motiveren.
  4. Gebruik een meetsysteem om je leverbetrouwbaarheid direct te meten.
  5. Wanneer de leverbetrouwbaarheid van een bepaalde leverancier structureel laag is, geef dit dan aan en onderneem actie.
  6. Analyseer de hele supply chain continu door gebruik van automatische software.
  7. Blok een aantal uren per week in om dit te meten en te managen.
  8. Weeg meerdere distributiekanalen af bij internationale leveranciers.
  9. Weeg de kosten voor zee, vlieg en railvracht tegen elkaar af.
  10. Weeg de verschillende leveranciers van dezelfde producten tegenover elkaar af op basis van prijs, levertijd en andere belangrijke voorwaarden.
  11. Leg alles vast in een Service Level Agreement.

Wanneer je deze stappen volgt en een goed zicht hebt op het hele proces, heb je een goede balans tussen inkoop- en voorraadkosten, is je risico minimaal en behoud je tevreden klanten.

Demo

Voorraadbeheer optimaliseren middels software?

Optiply optimaliseert het voorraadbeheer van vele webshops en groothandels. Ongeacht het aantal verkoopkanalen, platformen, magazijnen en/of winkels. Omdat Optiply voor elke webwinkel andere voordelen biedt geven we je graag een persoonlijke demonstratie.

In een demo zie je precies hoe Optiply in jouw situatie werkt en beantwoorden we al je persoonlijke vragen.

Tip 4

Inkoop management

Factoren die een belangrijke rol spelen binnen inkoopmanagement zijn onder andere het vinden van de juiste producten, de juiste leveranciers aantrekken, het beheren van voorraden en levertijden en het controleren van dit hele proces. Waar de traditionele inkoper veel tijd kwijt is met bovenstaande taken, is de inkoper 2.0 bezig met het analyseren en optimaliseren van de supply chain.

De complexiteit van inkoopmanagement zit ‘m in de juiste hoeveelheden inkopen op het juiste moment. Denk aan een minimale afname (MOQ) waardoor prijzen interessanter worden en of je ervoor kiest om een hele pallet in te kopen of een container af te vullen. Dat in combinatie met je voorraden, vraag vanuit de markt en seizoensgevoeligheid zorgen ervoor dat het beheersen van je inkoopkosten een dagtaak op zich is. Zit je hier als organisatie niet bovenop? Dan komt dit je duur te staan. Voordat je je huidige inkoopproces kan optimaliseren, is het eerst noodzaak om de huidige situatie in kaart te brengen:

  1. Inkoopkosten 
  2. Administratieve kosten
  3. Voorraadkosten
  4. Leveranciersbetrouwbaarheid
  5. Kwaliteit van de producten en/of materialen

Ontdek meer over inkoop management in onze blog

Inkoopproces verbeteren met inkoop management software 

Inkoopmanagement draait om zo scherp mogelijk inkopen van je producten of materialen. Werk je nog niet met een geautomatiseerd systeem? Dan ben je als inkoper waarschijnlijk alle producten continu aan het controleren voordat je ‘t bestelt. Zonde van je tijd en extra kosten. Met een inkoop management systeem bespaar je veel tijd en kosten. We zetten de voordelen ervan voor je een rijtje:

Inkopen met één druk op de knop

Er wordt nooit meer te laat ingekocht

Geen beslissingen op basis van onderbuikgevoel, maar keiharde data

Z

Je ziet precies wanneer en hoeveel er moet worden ingekocht

De werkdruk wordt verlicht in de backoffice

Inzicht in voorspellingen op basis van de leverbetrouwbaarheid

Nooit meer te veel voorraad doordat per product de juiste buffervoorraad wordt bepaald

Kortom: meer grip op je inkoopproces- en kosten. Optiply biedt inkoop management software aan waarmee je 80-90% van je inkopen kan automatiseren. Het salaris van de gemiddelde inkoper kan niet op tegen een geautomatiseerd systeem, waardoor je deze kosten snel terugverdient. Je hebt minder inkopers nodig en het team waarmee je werkt is actief bezig met het optimaliseren van de inkoopmarges. Win-win!