blog voorraadkosten magazijn

Voorraadkosten: hoe houdt je deze laag?

nov 19, 2021

“Hoe kan ik als bedrijf zoveel mogelijk grip houden op mijn dode voorraad?” Dit is een vraag die menig ondernemers…
“Hoe kan ik als bedrijf zoveel mogelijk grip houden op mijn dode voorraad?” Dit is een vraag die menig ondernemers en groothandels bezig houden. Het is namelijk aantrekkelijk om van dezelfde producten groot in te kopen tegen extra korting, toch? Het gevaar hiervan is dat je te veel voorraad aanschaft, die op de lange termijn moeilijk verkocht kan worden. Een andere oorzaak van dode voorraad is dat de inkoopfocus op verkeerde producten worden gelegd. Extra voorraad leidt tot meer voorraadkosten. Hierdoor is de kans groot dat je weinig liquiditeit overhoudt voor zaken zoals marketing of marktonderzoek. Hoe je het ook wendt of keert voorraadkosten zul je altijd blijven houden. In deze blog leggen we uit wat voorraadkosten zijn, hoe je deze kunt berekenen en geven we tips hoe je dergelijke voorraadkosten laag kunt houden.

Hoe ontstaan voorraadkosten?

Voorraad houden kost geld, het is immers een investering om extra goederen in te kopen, maar ook om op te slaan. Denk maar aan voorraadfinanciering, maar ook het transport om voorraad van de leverancier naar jouw magazijn te krijgen. Deze kosten kun je scharen onder de drie R’s ook wel rente, ruimte en risico. Door deze kosten goed in kaart te brengen kun je ervoor zorgen dat je goederen een gezonde voorraadwaarde hebben. Hiermee weet je of dat je niet onnodig liquiditeit in je voorraad vast hebt liggen. Hieronder lichten we toe waaruit voorraadkosten bestaan:

blog voorraadkosten

Rente

Voorraad wordt ook wel gezien als een investering. Om nieuwe voorraad aan te kunnen schaffen kan men een lening afsluiten of investeren met eigen vermogen. Kies je ervoor om te lenen, dan moet over het geleende bedrag rente worden betaald. Deze uitgaven worden ook wel gezien als rentekosten. Maar ook als je voorraad van je eigen vermogen koopt loop je opbrengst mist. Het geld dat hier in vastligt kon immers ook gespendeerd worden aan andere bedrijfsactiviteiten die zorgen voor opbrengst. Denk maar aan marketing die de omzet van je webshop kan vergroten. Zolang je geïnvesteerde voorraad niet verkoopt, brengt dit ook geen opbrengsten met zich mee.

Ruimte

Zodra de nieuwe goederen zijn geleverd dienen deze opgeslagen te worden in het magazijn. Voor de opslag van goederen worden ook kosten gerekend. Denk maar aan de huur van het magazijn, de energiekosten, de kosten voor de magazijnstellingen zoals onderhoud en afschrijving, maar ook transportkosten. Met dat laatste wordt bedoeld het vervoer van goederen van de leverancier naar jouw magazijn. Ruimtekosten zijn vaak ook afhankelijk van het soort product, dat kan variëren in grootte. Koop je producten in die groter zijn, dan betekent dit dat je ook veel meer ruimte in je magazijn nodig hebt. Het uitbreiden van het magazijn brengt dan ook weer kosten met zich mee.

Risico

Blijft voorraad in jouw magazijn te lang liggen? Dan heb je kans dat producten verouderen.
Heb je houdbare goederen, dan kunnen deze langzaam bederven. Hiermee heb je grote kans dat producten niet meer verkoopbaar zijn. Denk er ook aan dat goederen kunnen verkleuren, indrogen of verslijten. Bovendien zullen klanten hier geen genoegen mee nemen, als het om goede productkwaliteit gaat. Daarbij kunnen producten gevaar lopen wanneer er sprake is water- en/of brandschade. Deze kosten hebben weer betrekking tot verzekeringen. Een andere risico is dat de inkoopprijs van goederen omlaag gaat. Concurrenten kunnen hier strategisch mee aan de haal gaan door deze producten in te kopen en te verkopen voor een nog goedkopere prijs. Hier wil je natuurlijk niet in achterblijven dus ga je noodgedwongen ook jouw producten afprijzen. Voor de omzet van je shop is dit bovenal erg zonde. Je geeft immers meer kosten uit, dan dat je het binnen krijgt.

Wil je weten hoeveel jij kunt besparen op je voorraad? Bereken het met de voorraad besparingscalculator.

Waarom is inzicht in voorraadkosten belangrijk?

Wil je voorraad optimaliseren dan is het belangrijk om de huidige goederenstroom in kaart te brengen. Dit vormt de basis, zodat je weet hoeveel het kost om voorraad in huis te halen en op te slaan. Wanneer je geen goed inzicht hebt in je voorraadkosten, dan wordt het lastiger bepalen welke kosten als eerst verlaagd kunnen worden. Zo wordt ruim 70% van de omzet bepaald door inkoop. Deze variabel wordt grotendeels bepaald door leveranciersmanagement. Door met leveranciers te onderhandelen over leveringstermijnen kun je meer grip blijven houden op de rentekosten. Inzicht in kosten zorgt er ook voor dat je beter weet hoe je kapitaal kunt beheren. Zo kan je snijden op bepaalde voorraadkosten om geld te investeren in marketing of product development. Door inzicht te krijgen in voorraadkosten zorg je ervoor dat je prioriteit kan leggen op de juiste kosten, om meer winst te halen met producten die nog beter aansluiten op de klantvraag.

Hoe breng je de voorraadkosten in kaart?

Voorraadkosten bestaan uit verschillende componenten, daarbij ligt het aan het type product of dat de daarbij horende kosten ook nog veranderen. Zo kan het magazijn te klein worden, omdat je veel producten met succes verkoopt en dus uitbreiding binnen deze ruimte nodig is. Hiermee zijn voorraadkosten over het algemeen variabel. Vaak worden voorraadkosten grotendeels uitgedrukt als een percentage van de voorraadwaarde. Om inzicht te krijgen in de gemiddelde voorraadkosten tel je alle kosten die onder rente, risico en ruimte vallen. Voor de risicokosten kun je gebruik maken van de volgende formule:

½ x beginvoorraad + tussenliggende voorraad + ½ x eindvoorraad / aantal tussenliggende voorraden + 1.

Hoe kan je voorraadkosten verlagen?

Zodra je zicht hebt in je totale voorraadkosten, kun je bepalen hoe je nog meer grip krijgt op het verlagen van onnodige voorraadkosten. Hieronder vind je een aantal tips die je kunt gebruiken.

voorraadkosten vrouw grafiek

Tip 1. Start met voorraadoptimalisatie software

Een juiste balans maken tussen niet te veel, maar ook niet te weinig voorraad kan een uitdaging zijn wanneer je niet over de juiste data beschikt. Voorraadoptimalisatie software zorgt ervoor dat je aan de hand van data uit verschillende bronsystemen een inkoopadvies krijgt. Je hebt hierdoor minder kans op overvoorraad en dode voorraad. Wat ook weer inhoudt dat je minder onnodige kosten kwijt bent.

Tip 2. Maak gebruik van voorraadbeheer methodes

Nog meer overzicht creëren in het verkopen van voorraad? Maak gebruik van voorraadbeheer methodes. Deze methodes zorgen dat je prioriteit kunt leggen op producten die als eerst verkocht moeten worden. Op deze manier zorg je ervoor dat het beheren van voorraad nog efficiënter verloopt.

Tip 3. Verbeter interne en externe processen

Analyseren van de goederenstroom zorgt er ook voor dat je processen kunt verbeteren. Zo kun je grip blijven houden op ruimtekosten door je magazijn tactisch in te delen op basis van hardlopers en zachtlopers. Dit scheelt weer in het aanschaffen van magazijninventaris en het inzetten van personeel.

Tip 4. Zorg voor een betere samenwerking met je leveranciers

Een goede relatie met leveranciers is belangrijk voor het bouwen van vertrouwen in elkaar. Door goed leveranciersmanagement te voeren zorg je dat je maximale waarde haalt uit samenwerkingsverbanden. Een goede leverbetrouwbaarheid zorgt ervoor dat je nee verkopen voorkomt. Zo kun je rentekosten op termijn laag houden door afspraken te maken over betalingstermijnen en houd je klanten tevreden zodat ze vaker bij je blijven bestellen.

Tip 5. Monitor je levertijden en voorraadposities

Voor het berekenen van optimale voorraadniveaus houd je rekening met de levertijd om voorraad aan te vullen. Wanneer je hier op inspeelt hoef je minder te werken met veiligheidsvoorraden. Natuurlijk is het hebben van een buffervoorraad fijn, toch brengt het kosten en risico’s met zich mee. Door tijdig in te kopen aan de hand van real time data snijd je ook weer op onnodige kosten.

Tip 6: Stuur ook op je zachtlopers

Het kan voorkomen dat je te groot inkoopt bij leveranciers. Daarbij is het ook de kans dat dit producten zijn die op termijn niet hardlopen. Het gevolg is dat je met dode voorraad komt te zitten. Combineer producten die niet goed verkopen met producten die wel populair zijn. Hiermee zorg je door middel van marketingacties ervoor dat niet goedlopende producten meer aantrekkelijk worden als bijverkoop.

Voorraadkosten verlagen zorgt dat jij meer vermogen overhoudt die je aan de groei van je onderneming kunt besteden. Door goed te kijken naar jouw 3R’s weet je waar je op kosten kunt snijden. Hiermee houd jij je voorraad in balans en zorg je je geen onnodige kosten maakt.
Optiply-dashboard-laptop-2

Weten hoeveel jij op voorraad kunt besparen?

Met Optiply maakt inkopen op basis van onderbuikgevoel plaats voor inkopen op basis van data. Altijd op het juiste moment, met de perfecte hoeveelheid, met één klik besteld bij de beste leverancier.

Klik op de knop en bereken hoeveel jouw shop kan besparen.

Recente artikelen