voorraad-optimaliseren-inkoop

Gerichter inkopen? Begin met voorraad optimaliseren

okt 29, 2021

Kom je moeilijk van je dode voorraad af, ben je altijd aan het puzzelen hoe jouw magazijn beter ingericht kan…

Kom je moeilijk van je dode voorraad af, ben je altijd aan het puzzelen hoe jouw magazijn beter ingericht kan worden en ben je meer kosten kwijt aan de opslag van voorraad? Grote kans dat je voorraad niet in balans is. Begin met voorraad optimaliseren, zo zorg je ervoor dat je huidige voorraad meer winst oplevert dan dat het onnodige kosten met zich meebrengt. Voorraad optimaliseren zorgt er namelijk voor dat je een betere informatievoorziening hebt over je huidige goederenvoorraad. Je hebt niet alleen meer balans in je voorraad, maar je koopt ook gerichter in. In deze blog wordt uitgelegd wat voorraad optimaliseren precies inhoudt en hoe je deze in balans krijgt.

Terug naar de basis, wat houdt voorraad optimaliseren in?

Voorraad optimaliseren is niets meer dan het besparen van kosten door goed inzicht te krijgen in het huidige voorraadbeheer. Dit start bij het in kaart brengen van de stroming aan goederen. Als webshophouder of groothandel met een klein assortiment weet je vaak direct waar producten vandaan komen, wanneer ze eruit gaan, wat de kosten zijn en wat de bestelgrootte is. Wanneer het assortiment groeit, kan dit overzicht makkelijk zoekraken. Het doel van voorraad optimaliseren is om een goede balans te vinden tussen zo min mogelijk voorraadkosten en het creëren van maximale omzet.

Wat als je je voorraad niet optimaliseert?

Wanneer je je voorraad niet op een efficiënte manier optimaliseert brengt dit bottlenecks mee, zoals minder overzicht en meer kosten. De gevolgen van het uitstellen van voorraadoptimalisaties vind je hieronder:

Meer kosten

Meten is weten, ook in je voorraad geldt dit. Zonder goede kijk op je oude verkoop-, voorraad- en inkoopdata is het bepalen van de nieuwe ideale voorraadstand lastig, dit maakt het voor de inkoper enorm lastig. Het gevaar is dat je in gaat kopen op onderbuikgevoel, waardoor je niet de juiste prioriteit legt op producten die dat wel verdienen. Een gevolg is dat je te weinig of juist teveel producten inkoopt. Dit zorgt voor nee-verkopen en brengt extra voorraadkosten met zich mee.

Geen efficiënte workflow

Door gebrek aan goede voorraadinformatie en centrale tools, kost het meer tijd om feiten te controleren. Tussen een sales- en productafdeling ontstaan al snel communicatieproblemen. Bovendien heeft dit ook weer invloed op een overvolle en rommelige magazijn. Voor magazijnmedewerkers is dit minder efficiënt werken, dit zorgt weer voor vertraagde leveringen en lage klanttevredenheid. 

Lage klanttevredenheid

Een niet geoptimaliseerde voorraad heeft ook weer invloed op de klanttevredenheid. Wanneer een product uitverkocht dreigt te raken is de kans op nee-verkopen groter. Door het gebrek aan data heb je minder inzicht in wat je het beste bij kunt bestellen. Deze factoren zorgen ervoor dat je minder flexibel naar klanten toe bent. Het balanceren van je voorraad zorgt ervoor dat je sneller in kan spelen op klantvragen en daarmee ook het verhogen van de klanttevredenheid. 

Meer administratie

Een niet goed geoptimaliseerde voorraadbeheer en het ontbreken van de juiste bronvoorzieningen zorgt voor meer administratie. Wanneer je data uit verschillende tools en datasheets haalt kun je algauw het overzicht verliezen. Ook moet je steeds dubbelchecken of dat bepaalde data-informatie nog correct en accuraat is. Denk hier aan data zoals de goederenstroom, de werkelijke voorraadwaarde en voorraadpositie. Voorraadoptimalisatie software zorgt ervoor dat je goed zicht hebt op voorraad en dus minder administratie voor het bijhouden van informatie.

Deze gevolgen brengen over het algemeen meer energie en tijd mee. Wil je grip blijven houden op je  voorraadbeheer, dan is het belangrijk om voorraadinformatie goed op orde te houden.

Waar in het voorraadproces is voorraad optimaliseren belangrijk?

Het voorraadproces bestaat uit vijf onderdelen: het ontvangen van goederen, het registreren van goederen, het opslaan van goederen, het uitleveren van goederen en het inventariseren van voorraad. In al deze stappen is het vastleggen en bijhouden van een goed productbestand van belang. Dit doe je door producten te registreren, zodat je weet wat je aan goederen hebt, hoeveel de inkoopkosten zijn, wat de verkoopprijzen zijn, enzovoorts. Per stap kun je kijken wat je hier nog kunt optimaliseren voor een beter overzicht in je volledige voorraadproces.

Voorraad optimaliseren draait om informatievoorziening

Goede informatievoorziening zorgt dat we een betere kijk hebben op situaties. Het helpt ons om beter in te kunnen schatten wat we wel of niet nodig hebben om een doel te bereiken. Zo geldt dit ook voor het optimaliseren van je voorraad. Wanneer je niet de goede informatie hebt over je voorraad, is de kans groter dat je inkoopbeslissingen gaat maken die voor meer kosten zorgen dan omzet. Hieronder een paar redenen waarom voorraadoptimalisatie kan helpen:

Het houdt kosten laag

Met voorraadoptimalisatie creëer je een efficiënt overzicht, waardoor je minder administratie hebt. Je kunt voor meer overzicht zorgen door een centrale tool te gebruiken die verschillende data met elkaar combineert. Voorraadoptimalisatie software kan hierbij helpen. In tegenstelling tot werken met excel sheets heb je binnen een mum van tijd je voorraad geanalyseerd. Voorraadanalyse zorgt ervoor dat je beter zicht krijgt op je aantal SKU’s en hoe je voorraad over het algemeen het doet. Aan de hand van optimalisatiepunten kun je nagaan welke aspecten in het voorraadproces geld opleveren en welke niet.

Het verhoogt omzet en klanttevredenheid

Hoe beter de informatievoorziening over voorraad, hoe beter je in kan spelen op de marktvraag. Aan de hand van data kun je voorspellen hoe goed een product gaat doen of niet. Bij veel vraag zal een product beter verkopen. Je weet dan ook hoeveel je moet inslaan. Inspelen op de marktvraag en gericht inkopen zorgt ervoor dat je met gepaste voorraad klanten optimaal kan bedienen.

Je hebt meer concurrentievoordeel

Een goede informatievoorziening zorgt er ook voor dat je jouw concurrenten voor kunt zijn. Inspelen op klantvragen en het op tijd bestellen van producten zijn voorbeelden om de klanttevredenheid te verhogen. Op deze manier ben je beter in staat om herhaalaankopen te stimuleren. Zo zegt 66% van de retailers dat betrouwbaarheid in het bieden van producten, of het (online) reserveren ervan niet altijd in verhouding staat met de werkelijke voorraden. Nauwkeurige voorraden houden dus zoveel mogelijk grip op het voorkomen van nee-verkopen.

Je zorgt voor een duurzaam voorraadbeheer

Eenmaal wanneer je een voorraad hebt die in balans is zorg je ook voor meer duurzaamheid in de supply chain. Je zorgt ervoor dat je niet onnodig inkoopt, waardoor er ook minder productie nodig is. Bovendien zorg je ook voor minder CO2-uitstoot. Je hoeft minder vaak te bestellen, omdat je aan de hand van prognoses weet wat je in moet kopen. Voor jouw supply chain betekent dit dat er in de breedste zin minder verspilling plaatsvindt.

Begin met voorraad optimaliseren

Voorraad optimaliseren kan je op verschillende manieren doen. Hieronder worden enkele tips gegeven in hoe je voorraad kunt optimaliseren.

 

Tip 1. Voer een ABC analyse uit

Krijg inzicht in je hardlopers en zachtlopers door je producten over drie categorieën te delen. Door een ABC analyse uit te voeren, weet je wat de omloopsnelheid is van producten. Hiermee verdeel je producten over drie categorieën. De producten die hard verkopen worden in categorie A ingedeeld, in categorie B worden de producten die middelmatig worden verkocht en in categorie C worden de producten ingedeeld die niet goed verkopen. Aan de hand van voorraadoptimalisatie software is het mogelijk om deze analyse real-time uit te voeren. Zo ben je altijd up-to-date binnen een mum van tijd.

Tip 2. Gebruik voorraadoptimalisatie software

Investeer in voorraadoptimalisatie software voor het bundelen van oude data en het opvolgen van inkoopadviezen. Voorraadoptimalisatie software zorgt ervoor dat het voorraad- en inkoopproces volledig wordt geautomatiseerd.

Tip 3. Analyseer je leveranciers

Efficiënt voorraadbeheer begint ook bij leverbetrouwbaarheid van leveranciers meten. Het kan namelijk veel tijd in beslag nemen wanneer je zelf moet zoeken welke leverancier op tijd producten levert. Analyseer dus leveranciers en beslis waar je het beste in kunt kopen.

De juiste informatie voor de juiste inkoopbeslissing

Zoveel mogelijk kosten besparen en meer omzet halen? Begin met voorraad optimaliseren. Op deze manier grijp je minder mis op voorraad. Door goede informatievoorzieningen te creëren ben je in staat om goede inkoopbeslissingen te maken. Met het analyseren van data en dit te combineren met inkoop algoritmes kom je al een hele eind. Optiply biedt hier een automatische oplossing waar je voorraad-, inkoop- en leveranciersinformatie met elkaar kan bundelen voor gericht inkopen.

Optiply-dashboard-laptop-2

Wil je ook inkopen op de autopilot?

Met Optiply maakt inkopen op basis van onderbuikgevoel plaats voor inkopen op basis van data. Altijd op het juiste moment, met de perfecte hoeveelheid, met één klik besteld bij de beste leverancier.

In een live demo laten we graag zien wat Optiply voor jouw shop kan betekenen.

Recente artikelen

Voorraadkosten: hoe houdt je deze laag?

Voorraadkosten: hoe houdt je deze laag?

“Hoe kan ik als bedrijf zoveel mogelijk grip houden op mijn dode voorraad?” Dit is een vraag die menig ondernemers en groothandels bezig houden. Het is...