Leveranciersanalyse: hoe meet en manage je leverbetrouwbaarheid?

Jul 21, 2020

De zaken gaan lekker en de orders stromen binnen. De salesafdeling doet z’n werk en de marketingcampagnes betalen zichzelf uit. Op je leveranciers kan je blind vertrouwen: je hebt een goede band met ze en wanneer je ze vraagt waar die order blijft, staan ze je altijd vriendelijk te woord. Maar wanneer de telefoon roodgloeiend staat met klanten die zich afvragen waar hun bestelling blijft, begin je je achter je oren te krabben. Want hoe komt het dat je structureel te lange levertijden hebt?

Op je website communiceer je bijvoorbeeld dat jouw product binnen een week op de mat valt, maar in praktijk wil het nog wel eens oplopen naar twee tot drie weken. Niet omdat de pakketbezorger niet hard genoeg loopt, maar omdat je leveranciers de voorraad te laat uitleveren. Je hebt mogelijk te kampen met een lage leverbetrouwbaarheid. In de praktijk zien we vaak dat webshopeigenaren hun leveranciers goed kennen, maar niet precies in kaart hebben welke leveranciers te lang op zich laten wachten en daardoor geen beslissingen op basis van data maken. Terwijl dat essentieel is voor het verhogen van je klanttevredenheid. Een lage leverbetrouwbaarheid heeft onder andere deze nare bijwerkingen als gevolg:

X Negatieve reviews van je klanten

X Structureel te weinig voorraad, waardoor je achter de feiten aanloop

X Geen goede balans tussen voorraad- en inkoopkosten

X Onduidelijkheid met betrekking tot levertijden

X Niet voorbereid zijn op seizoenspieken

X Op termijn stagnerende of zelfs neerwaartse groei

Op deze pagina vertellen we je graag meer over de leverbetrouwbaarheid en hoe je de prestaties van je leverancier kan meten. Op die manier kijk je kritischer naar je leverancier en maak je strategische beslissingen op basis van data in plaats van onderbuikgevoel.

Wat is de leverbetrouwbaarheid?

De leverbetrouwbaarheid van je leveranciers is de mate waarin de juiste aantallen op het juiste moment worden geleverd. Hierbij wordt rekening gehouden met hetgeen waar de klant behoefte aan heeft en wat jij communiceert naar je klant toe. De leverbetrouwbaarheid van je leveranciers kan je aan de hand van verschillende methodes of checks in kaart brengen met als doel de klanttevredenheid in het vaandel te houden of te verhogen.

Hoe kan je leveranciersprestaties meten?

Pieken op de juiste momenten, voldoende voorraad hebben en tegelijkertijd de kosten drukken. Door je leveranciers constant te monitoren en daarmee je leveranciersmanagement te optimaliseren pak je op alle vlakken winst. Voordat je aan het optimaliseren slaat, is het eerst belangrijk om je leveranciers onder de loep te nemen. Wat is de kwaliteit van je huidige leveranciers en hoe meet je hun prestaties?

Categoriseer je leveranciers met de ABC-analyse

In een ABC analyse maak je onderscheid tussen je leveranciers in de mate van belangrijkheid. De groep A-leveranciers is vaak een kleine groep leveranciers waaraan het grootste gedeelte van het inkoopbudget wordt besteed, terwijl de rest van het budget opgaat aan de B- en C-leveranciers, de minder belangrijke leveranciers. Je vult eerst het inkoopvolume in per leverancier en daarna sorteert je ze op grootte . De volumes worden bij elkaar opgeteld en de eerste 70% van het totale volume zijn je A-leveranciers, de volgende 20% je B-leveranciers en de laatste groep zijn je C-leveranciers. Je A-leveranciers verdienen je onverdeelde aandacht terwijl in de laatste groep je wellicht afscheid moet gaan nemen van een aantal leveranciers, op basis van hun prestaties.

Leveranciers vergelijken

Vervolgens kan je gaan kijken naar de prestaties van je leveranciers per groep. Maak een vergelijkingstabel waarbij je onder andere levertijd, prijs, kosten, hoeveelheden, minimale afname, servicegerichtheid, betalingsvoorwaarden en financiële gezondheid vergelijkt. Kijk hierbij niet alleen naar je eigen leveranciers, maar ook naar (nieuwe) concurrenten om eventuele bestaande, slechter presterende leveranciers te vervangen. Wanneer je de basis hebt geanalyseerd, kan je er dieper op induiken per leverancier. Kijk bijvoorbeeld naar ononderbroken goederenstroom, de samenwerking en kwaliteitsmanagement.

Centraliseer je data

Alle data heb je misschien verzameld in een excel-werkblad, gedeelde spreadsheet of nog op een ouderwets papiertje. Handig in het begin, maar wil je serieus werk maken van leveranciersmanagement dan is het zaak om de boel te centraliseren en te automatiseren. Gebruik hiervoor automatische software die alle data van je leveranciers in kaart brengt én je automatisch op de hoogte houdt van onder andere levertijden, levertermijnen en voorraad. Het handmatig beheren en controleren kost veel tijd, een proces wat een algoritme makkelijker maakt.

Evalueer je leveranciers regelmatig

Duurt een levering te lang of wordt het tijd om meer voorraad in te kopen? Dan is het goed om dit scherp te houden voor jezelf. Ook is het goed om regelmatig samen met de leverancier te evalueren. Op die manier behoud je niet alleen een goede relatie, maar zorg je er ook voor dat eventuele verbeterpunten beter worden opgepakt. Hulpmiddelen die je hiervoor kunt gebruiken zijn supplier scorecards (waarbij je periodiek op bovenstaande factoren evalueert), contractbeheer (werken op contractbasis waarbij je iedere periode afsluit met een evaluatie) of six sigma (een methode waarbij je het hele bedrijfsproces
evalueert).

Vraag tot slot ook feedback aan je leveranciers, om erachter te komen hoe zij de samenwerking ervaren. Hun feedback is nuttig en kan ook weer bijdragen aan het optimaliseren van jouw eigen bedrijfsproces.

Op basis van deze tips houd je beter overzicht op je leveranciers en maak je de juiste strategische beslissingen die jou in de toekomst meer resultaat en minder kosten opleveren.

Leverbetrouwbaarheid beïnvloedt jouw voorraad

Om jouw klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen, wil je nee-verkopen voorkomen. Levertijden van leveranciers hebben hier direct invloed op. Als een product niet op voorraad is door onzekerheden in de supply chain kan je daar verkopen mee mislopen, en dat is zonde. Des te beter jij op jouw leveranciers kan rekenen, des te meer jouw klanten op jou kunnen rekenen.

Zo heeft de betrouwbaarheid van je leveranciers ook grote invloed op hoeveel buffervoorraad je aan moet houden. Bij leveranciers die minder betrouwbaar zijn, zal er een hogere buffervoorraad moeten worden aangehouden, en vice versa bij betrouwbare leveranciers minder. Dit kan zelfs door worden getrokken naar productniveau, maar dat is vaak een tijdrovende klus.

Tips voor leveranciersmanagement

Voorkomen is beter dan genezen. Begin je net met een eigen webshop? Zorg dan meteen dat je goed van start gaat door goed leveranciersmanagement:

  1. Betrek het hoger management in het proces, zodat het past binnen de targets van het bedrijf.
  2. Geef vooraf aan wat je van de leverancier verwacht en benoem dit.
  3. Ken je leveranciers en onderhoud regelmatig contact.
  4. Deel de best-practices van de ene leverancier met de anderen om te motiveren.
  5. Gebruik een meetsysteem om je leverbetrouwbaarheid direct te meten.
  6. Wanneer de leverbetrouwbaarheid van een bepaalde leverancier structureel laag is, geef dit dan aan en onderneem actie.
  7. Analyseer de hele supply chain continu door gebruik van automatische software.
  8. Blok een aantal uren per week in om dit te meten en te managen.
  9. Weeg meerdere distributiekanalen af bij internationale leveranciers. Weeg de kosten voor zee, vlieg en railvracht tegen elkaar af.
  10. Weeg de verschillende leveranciers van dezelfde producten tegenover elkaar af op basis van prijs, levertijd en andere belangrijke voorwaarden.
  11. Leg alles vast in een Service Level Agreement.

Wanneer je deze stappen volgt en een goed zicht hebt op het hele proces, heb je een goede balans tussen inkoop- en voorraadkosten, is je risico minimaal en behoud je tevreden klanten. Meer weten over het managen van je leveranciers? Neem vrijblijvend contact op met ons.

Vraag een demo aan

Recente artikelen

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Het Coronavirus dat waait wel over, dacht je misschien bij de eerste berichten over het virus. Maar inmiddels beïnvloedt het ons allemaal. Het is dus tijd om...