“Je kunt nu veel beter leveranciers monitoren en zien hoe ze leveren”

Manon den Hollander – Operationeel Manager van Beauty Plaza
Beauty Plaza Header
De groeimogelijkheden van e-commerce ondernemingen zijn met een potentieel wereldwijd bereik eindeloos, maar brengen ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Zijn de bedrijfsprocessen wel schaalbaar? Is de bedrijfsstructuur geschikt om te groeien? En welke inkoopstrategie wordt er gebruikt om blijvend aan de klantvraag te kunnen voldoen? Lees het verhaal van het Zeeuws Vlaamse Beauty Plaza. Zij zetten automatisering in om alle bedrijfsactiviteiten ‘in house’ uit te voeren en met datagedreven inkoop de volledige Europese markt te kunnen bedienen.

Beauty Plaza is jouw shop voor beauty

Wanneer Beauty Plaza in 2011 start onder de naam HBB24 is de online shop het kleinste bedrijfsonderdeel van de keten – die ook bestaat uit een aantal fysieke winkels. Manon den Hollander, nu operationeel manager, heeft bij haar entree meerdere petten op. “Omdat de webshop toen nog maar net bestond, was ik als klantenservice medewerker ook direct inkoper, marketing- en logistiek medewerker.”

In de laatste tien jaar is Beauty Plaza uitgegroeid tot een internationale naam met een Duits-, Frans- en Engelstalige website. Het bereik van de onderneming is groter dan ooit, met klantorders die worden verscheept naar 25 Europese landen. De inkoop, het logistieke proces en de afdeling klantenservice zijn nog steeds gevestigd in het charmante plaatsje Sluis. Vol trots geeft Manon aan: “alle bedrijfsactiviteiten worden nog volledig ‘in house’ uitgevoerd.”

Spiru team

Groei komt met uitdagingen

Het verhaal van Beauty Plaza laat zien hoe snel – en soms onstuimig – e-commerce bedrijven kunnen groeien. Manon somt het snel op: “We hebben een verhuizing gehad, zijn internationaal gegaan met de website en hebben ondertussen verschillende nieuwe afdelingen opgezet.”

Om ervoor te zorgen dat Beauty Plaza kon blijven groeien was het zaak om de bedrijfsstructuur en de bedrijfsprocessen schaalbaar te maken. Het inkoopproces was daarbij van cruciaal belang en een van grootste uitdagingen. De min/max voorraad strategie die werd gehanteerd leidde namelijk in de praktijk vaak tot te veel voorraad van producten die te weinig werden verkocht. Er was dan ook te veel incourante voorraad aanwezig in het magazijn.

Automatisering laat Beauty Plaza verder groeien

Met de groei van de online shop en de naamsbekendheid is er in de laatste paar jaar ook gestart met het automatiseren van het inkoopproces en de verwerking van de orders. Beauty Plaza werkte al samen met het WMS systeem van Picqer en voegde daar in juni 2020 een samenwerking met Optiply aan toe. Beide systemen zijn direct integreerbaar met elkaar en dat maakte de ‘onboarding’ heel vloeiend.

3 dingen waar
Beauty Plaza

afscheid van nam

  1. Kleine inkooporders per week
  2. Slecht presterende en incourante voorraad
  3. Handmatige aanpassingen na een promotie periode
Voor de inkopers van Beauty Plaza was het direct duidelijk dat hun inkoopproces en voorraadbeheer enorm kon profiteren van een datagedreven inkoopmodule. Dat leidde tot een gestructureerder inkoopproces en beter inzicht in de prestaties van producten. Waren de inkopers gewend om kleine herhaalorders te plaatsen, met Optiply’s inkoopadvies op basis van real-time data werd de inkoopstrategie meer gefocust. 

De voorraad is meer in balans

Manon ziet een grote stap voorwaarts. “De grootste winst voor Beauty Plaza is dat de voorraad nu volledig bestaat uit producten die daadwerkelijk verkopen.” Er is daarnaast meer inzicht in de prestaties van producten en de voorraad kan via Optiply gecategoriseerd worden. Automatisering heeft ervoor gezorgd dat het inkoopproces is geoptimaliseerd en er betere inkoopbeslissingen worden genomen. De voorraad is in balans en dat heeft geleid tot minder incourante voorraad.

Voorraadniveau gedaald

Sinds mei 2021 heeft Beauty Plaza hun totale voorraadniveau met 30% laten dalen.

De toename in de A categorie laat zien dat ze meer producten hebben met een grote impact op de bruto marge.

Tegelijkertijd hebben ze minder producten in de B en C categorie. Dit laat zien dat de voorraad in balans is.

Voorraadverschil Grafiek Beauty Plaza

“Je kunt nu veel beter zien hoe een leverancier levert en/of er iets geleverd is dat niet was besteld. Het is makkelijker om leveranciers te monitoren”

Manon den Hollander

Operationeel Manager, Beauty Plaza

Een nieuwe inkoopfocus

Het inkoopproces is minder tijdrovend en er wordt niet langer wekelijks klein ingekocht. Het inkoopadvies van Optiply zorgt ervoor dat er nu per twee weken orders worden geplaatst met een groter volume. Deze nieuwe strategie resulteert er in dat er kosten bespaard kunnen worden met lagere leveringskosten en meer bulkkortingen. Met extra tijd kunnen Inkopers zich focussen op de meer strategische en tactische onderdelen van hun werk. En dat zijn de onderdelen waar menselijke invloed doorslaggevend is – zoals contact met leveranciers en/of het toevoegen van nieuwe merken aan het nog altijd groeiende assortiment. Het aanbod bestaat inmiddels uit meer dan 550 kwaliteitsmerken.

3 dingen waarom
Beauty Plaza

van Optiply houdt

  1. Automatisering maakt hun inkoopproces minder tijdrovend
  2. Directe integratie met WMS systeem Picqer
  3. Controleren van voorraad bij promoties is makkelijker
Beauty Plaza heeft door de automatisering meer zichtbaarheid in de prestaties en leverbetrouwbaarheid van hun leveranciers gekregen. Manon verduidelijkt: “Je kunt nu veel beter zien hoe een leverancier levert en/of er iets is geleverd dat niet was besteld. Het is makkelijker om leveranciers te monitoren.”

De inkopers hebben door de automatisering meer tijd kunnen vrijmaken om de gesprekken met leveranciers gaande te houden. Het werk van Manon is hiermee verweven: “Ik functioneer vooral als contactpersoon en ondersteun de Beauty Plaza Group met inkoopdeals en een groeiend stuk export. Daarnaast weten ook leveranciers mij te vinden als ze vragen hebben over de webshop of andere filialen in de groep.” Manon geeft aan dat haar rol binnen het bedrijf niet meer hetzelfde is. De groei die Beauty Plaza doormaakt heeft tot nieuwe kansen geleid en persoonlijke ontwikkeling. “Ik vind het prachtig om te zien hoe ver we al zijn gekomen. Ik geniet van de diverse werkzaamheden en welke stappen we nog steeds zetten met Beauty Plaza.”

Promoties

Inkoopbeslissingen kunnen op een promotieperiode worden afgestemd. Wanneer een promotie eindigt zijn er geen handmatige aanpassingen nodig.

Promoties visual Beauty Plaza

Nee-verkopen

Het is belangrijk en geruststellend om te weten dat er altijd aan de klantvraag voldaan kan worden.

 

Nee-verkopen visual Beauty Plaza

Koop slimmer in met Optiply en bereik

%

Meer omzet

%

Minder tijd besteed aan inkoop

%

Minder voorraad

Optiply-dashboard-laptop-2

Flexibel en schaalbaar opereren als webshop?

Groeien als organisatie heeft veel impact op je bedrijfsprocessen. Maak het inkoopproces en voorraadbeheer slim en innovatief. Maak zo min mogelijk fouten en zorg voor meer rust op de werkvloer. Verhoog de klanttevredenheid voor een hogere omzetgroei.

Plan je persoonlijke demo in en ontdek de kracht van Optiply voor een optimale voorraad.