5 redenen om als inkoper een inkoopplan op te stellen en bij budgettering betrokken te zijn

Veel e-commercebedrijven zullen rond deze tijd van het jaar beginnen met het maken van prognoses en budgetten voor 2023. Als inkoper, ben je mogelijk al sterk betrokken bij dit proces. Maar het kan ook zo zijn dat je in december een budget krijgt dat je beperkt in wat en wanneer je kunt inkopen. Als het budget ontoereikend is of geen rekening houdt met seizoensinvloeden, kan dit volgend jaar een probleem vormen als je de voorraad die je nodig hebt niet kunt inkopen. In deze blog lees je meer over het belang van inkoopplanning. Krijg vijf redenen waarom je een inkoopplan zou moeten opstellen en wat er kan gebeuren als je niet betrokken bent bij het financiële budgetteringsproces.

Het inkoopplanningsproces begeleidt de besluitvorming in jouw inkoopactiviteiten. Het inkoopplan beslaat een korte periode (meestal een jaar) en omvat de volgende elementen:

 

• Analyse van de huidige inkoopsituatie – zorg ervoor dat je de prestaties van je producten kunt analyseren, bijvoorbeeld met behulp van een datagedreven inkooptool.
• Budget – het budget geeft de inkoopuitgaven voor een bepaalde periode weer.
• Implementeer de inkoopstrategie – maak een gedetailleerd plan van wat in te kopen, wanneer, van welke leveranciers en tegen welke prijs.
• Functies en verantwoordelijkheden – documenteer de verantwoordelijkheden van alle mensen die betrokken zijn bij de inkoopactiviteiten binnen jouw onderneming.

Wat zijn de valkuilen als je zonder inkoopplan werkt?

In bedrijven is een inkoopplan – begrijpelijk – niet iedereens eerste prioriteit. Vooral net na de start van je onderneming of in de eerste paar jaren van groei is het inkoopproces waarschijnlijk ad-hoc en afhankelijk van de beschikbare bestedingsruimte. Echter, wanneer je verder groeit en je activiteiten wilt opschalen, is het inkoopplan essentieel om ervoor te zorgen dat je proactief controle krijgt over de hoeveelheid budget dat beschikbaar is voor voorraad. Valkuilen van werken zonder een inkoopplan:

 

• Onjuiste inkoopbeslissingen kunnen leiden tot overtollige voorraad en geld dat vastzit.
• Je hebt geen geld om producten in te kopen wanneer je ze nodig hebt.
• Moeilijk om samen te werken met andere belanghebbenden binnen het bedrijf.
• Risico van last-minute stockouts door ad-hoc inkopen.
• Moeilijker om een goede relatie met leveranciers op te bouwen, omdat je ze niet van tevoren kunt informeren over komende bestedingen.

5 redenen waarom een e-commerce inkoper tijd zou moeten besteden aan het maken van een inkoopplan

Het inkoopplan verbetert de efficiëntie en interactie met andere afdelingen. Hieronder vind je vijf redenen waarom je als inkoper tijd zou moeten besteden aan budgetteren en het opstellen van een inkoopplan.

1. Beheer jaaruitgaven per periode

Met het inkoopplan beheer je als inkoopafdeling je uitgaven. Als je een budget opstelt, kun je dat als referentie gebruiken voor de inkoop. Werken met een budget geeft je als inkoper duidelijke richtlijnen.

2. Verbeter de samenwerking met andere afdelingen

Vooral de samenwerking met de finance en de management teams zal verbeteren als je werkt met een inkoopplan. Het budget binnen het plan stelt finance in staat om de uitgaven te beheren, te controleren en zorgt voor input in de gesprekken tussen de teams.

3. Verbeter de samenwerking met leveranciers

Planning maakt het mogelijk om te investeren in de relatie met je belangrijkste leveranciers. Als je hen een indicatie kunt geven van inkopen voor een bepaalde periode, stel je je leveranciers in staat zich hogerop in de supply chain te organiseren en zaken te regelen.

4. Schaal je inkoopactiviteiten op

Wil je jouw inkoopactiviteiten duurzamer maken? En wil je opschalen? Focus meer op automatisering en het toevoegen van datagedreven oplossingen om de activiteiten op te schalen. Door het inkoopproces minder tijdrovend en handmatig te maken, win je tijd om aan een inkoopplan te werken en betrokken te zijn bij het budgetteringsproces.

5. Stel duidelijke inkoopdoelen

Door je inkoopstrategie te integreren in het inkoopplan, kun je de strategie koppelen aan heldere doelen. Stel KPI’s op om de prestaties van de producten en/of inkoopbeslissingen te meten en pas je plan aan de resultaten aan.

Bereid jouw onderneming voor op groei

Het inkoopplan moet een onderdeel zijn van de inkoopactiviteiten dat je jaarlijks – of periodiek – bijwerkt. Zeker na de zomer, wanneer je meer dan een half jaar aan data hebt, is het een goed moment om te beginnen met plannen – niet alleen voor de drukke maanden die komen, maar ook voor volgend jaar. Nauwkeurige data uit een datagedreven inkoopmodule geven je inzicht in productprestaties, inkoopbeslissingen en forecasts om je inkoopplan te verbeteren.

Bovendien kun je met het inkoopplan de relatie met interne en externe stakeholders stimuleren. Als je niet naar finance of het management team gaat met een plan van wat je wilt uitgeven en wanneer kan het gebeuren dat er geen geld beschikbaar is. Bovendien kan het effectief werken om de relatie met je leveranciers te verbeteren, aangezien je hen van tevoren kunt informeren over geplande inkopen, zodat ze zich kunnen organiseren en je kunt onderhandelen over de beste prijzen.