Het inkoopalgoritme van Optiply. Dit is wat je moet weten

Algoritmes zijn overal in ons leven – of je nu gebruikt maakt van social media, de treintijden checkt of Google een zoekopdracht geeft. Algoritmes zorgen ervoor dat we informatie beschikbaar hebben die aansluit bij onze voorkeuren. Ze maken onze levens daarmee aangenamer, efficiënter en veiliger. Algoritmes zorgen er ook voor dat we bepaalde stappen binnen een proces kunnen automatiseren. Dat geldt ook voor het inkoopalgoritme van Optiply – waarmee onderdelen van het inkoopproces kunnen worden geautomatiseerd. In deze blog leggen we uit hoe het inkoopalgoritme van Optiply werkt, wat het uniek maakt en hoe het e-commerce bedrijven helpt. Daarnaast leggen we uit in welke richting het algoritme zich ontwikkelt.

Hoe werkt het inkoopalgoritme van Optiply?

Het inkoopproces bestaat uit drie lagen: strategisch, tactisch en operationeel. Binnen het proces beheert iedere laag specifieke inkooptaken. Deze taken kunnen – zonder hulp van automatisering – veel tijd kosten. Het inkoopalgoritme van Optiply is een van de oplossingen om je inkoopproces minder tijdsintensief te maken en efficiënter te laten functioneren. De werking van het inkoopalgoritme kun je onderverdelen in de volgende drie fasen:

1. Data – verzamelen en schoonmaken

Het algoritme wordt gevoed met historische data. Dat zijn cijfers die inzicht geven in – bijvoorbeeld – het aantal verkopen, inkoopkosten, levertijden en/of transportkosten. In de eerste fase worden de cijfers verzameld en schoongemaakt voor analyse.

2. Forecasting

De kern van Optiply’s algoritme wordt gevormd door datagedreven forecasting op basis van 40 verschillende modellen. Toekomstige inkoop wordt voorspeld op basis van historische vraag data (verkopen), seizoensinvloeden en trends. Maar ook leveranciers data zoals leveringstijden, inkoopkosten en leverbetrouwbaarheid worden meegenomen in de forecast.

3. Inkoopadvies

In de laatste fase worden de data en forecasts omgezet in een inkoopadvies. En dat betekent letterlijk hoeveel producten je moet bestellen, wanneer je deze het beste kunt bestellen en bij welke leverancier(s).

Wat maakt het inkoopalgoritme van Optiply uniek?

Met vrijwel ieder type inkoopoptimalisatie software en/of slimme Excel oplossing kun je de operationele taken binnen je inkoopproces automatiseren. Die vorm van automatisering stelt je als inkoper in staat te focussen op de tactische taken – waar menselijk handelen het verschil kan maken – van het inkoopproces. Het inkoopalgoritme van Optiply gaat nog een stapje verder en is uniek vanwege de volgende onderdelen:

Forecasting

De wijze waarop wel 40 forecasting modellen worden gebruikt om patronen te herkennen is uniek. Het algoritme kan deze modellen combineren en afstemmen op specifieke situaties. Doordat het algoritme al ontelbare forecasts heeft gemaakt voor vrijwel iedere denkbare situatie, kan het ook voorspellingen maken voor producten met een erg onvoorspelbare vraag, zoals bijvoorbeeld luxe – niet seizoensgebonden – items (bijv. luxe horloges).

Inkoopadvies

Waar andere software en/of Excel oplossingen sterk afhankelijk zijn van de ‘kwaliteit’ van de gebruiker, zorgt het unieke algoritme van Optiply ervoor dat je nauwkeurig inzicht hebt in wat je moet inkopen, welke hoeveelheden en bij welke leverancier(s). Dit zorgt ervoor dat je een inkoopadvies per productlijn krijgt aangeleverd.

Hoe helpt het inkoopalgoritme bedrijven?

Het inkoopalgoritme van Optiply zorgt ervoor dat je grip kunt krijgen op een aantal cruciale zaken. Deze hebben meer impact dan alleen het efficiënter maken van je inkoop.

Mensen

Automatisering zorgt ervoor dat er minder mensen nodig zijn voor de uitvoering van de inkooptaken. En, de inkopers die aan de slag zijn kunnen hun werk efficiënter uitvoeren. Je personeel kan gemiddeld 80% tijdswinst boeken op hun inkooptaken en je onderneming bespaart op vaste bedrijfskosten.

Voorraad

Door het nauwkeurige inkoopadvies kun je het voorraadniveau met gemiddeld 26% laten dalen. Je houdt hiermee je voorraad op peil en verkleint de kans op incourante voorraad, wat tot hogere opslagkosten en afschrijvingen kan leiden.

Klanttevredenheid

Wanneer je voorraad op peil is, zal dat leiden tot minder ‘nee-verkopen’. Het betekent dat je aan de klantvraag kunt voldoen en dat zal een positief effect hebben op de klanttevredenheid.

De impact van deze drie zaken is dat het je reputatie en betrouwbaarheid – zowel intern en extern – zal verbeteren. Lagere vaste bedrijfskosten, opslagkosten en stijgende klanttevredenheid zullen leiden tot een hogere winst, die je vervolgens kunt gebruiken om te herinvesteren in je onderneming.

Bedreigingen voor het inkoopalgoritme

Ook de nauwkeurigheid van het algoritme van Optiply is afhankelijk van een aantal voorwaarden. Bedreigingen voor het inkoopadvies (de output) kunnen in de 1e en 3e fase optreden.

Gebrek aan kwaliteitsdata

Hoe beter je data is (input), hoe nauwkeuriger het inkoopadvies zal zijn (output). Wanneer er weinig kwalitatief goede data aanwezig is binnen het WMS, ERP of CMS systeem van jouw onderneming zal dat de uitkomst minder nauwkeurig maken. Het verzamelen en schoonmaken van data is daarmee essentieel voor de werking van het algoritme en de uitkomst.

Menselijk inzicht

Als je menselijke invloed geen rol laat spelen in de laatste fase van het proces, kun je uitzonderingen in de data over het hoofd zien of verkeerd interpreteren. Je kunt te maken hebben met outliers (uitschieters) binnen een dataset en menselijke inzicht zal nodig zijn om deze extreme waarden (hoog en/of laag) juist te interpreteren. Hetzelfde geldt als een leverancier ondermaats presteert, maar daar een aanwijsbare reden voor heeft. Je hebt menselijk inzicht nodig om gevoel aan de data – en het inkoopadvies – te geven.

Hoe zal het inkoopalgoritme zich ontwikkelen?

Het inkoopalgoritme is constant in ontwikkeling door de groei van beschikbare data. Door de werking op basis van Artificial Intelligence (AI) wordt het algoritme ook steeds slimmer en kan het taken uitvoeren en problemen oplossen die voorheen door mensen werden uitgevoerd. Het algoritme neemt in kracht toe door de toename van kwalitatief goede data en is in staat om meer patronen te herkennen en combinaties te verwerken. Hierdoor worden de ‘voorspellingen’ en inkoopadviezen van het algoritme steeds nauwkeuriger.

Al op basis van twee weken aan historische data kan het AI inkoopalgoritme van Optiply inkoopadviezen geven en daarmee je voorraadbeheer verbeteren en inkoopproces