Met de juiste inkoop management software bespaar je bakken met geld én tijd

Aug 17, 2020

Online op zoek naar leveranciers, excel-spreadsheets maken, talloze belletjes op een dag plegen, van longlist naar shortlist, potentiële leveranciers bezoeken, onderhandelen over prijs en vervolgens een contract opmaken. Het leven van een inkoper bestaat niet uit het achterover leunen en wachten tot het juiste product zich aandient. De Belastingdienst riep ooit “leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker” en met de juiste inkoop management software kan je dit ook echt in de praktijk toepassen op jouw inkoopproces. Betekent dit dat de inkoper overbodig wordt? Welnee, de rol zal alleen anders ingedeeld worden.

Waar de traditionele inkoper veel tijd kwijt is met bovenstaande taken, is de inkoper 2.0 bezig met het analyseren en optimaliseren van de supply chain. In dit artikel vertellen we je graag meer hoe je met de juiste inkoop management software tools bakken met geld én tijd bespaart voor jouw organisatie.

Wat is inkoopmanagement?

Inkoopmanagement is het beleid waarbij de inkoop van goederen ter verkoop centraal staan. Factoren die een belangrijke rol spelen binnen inkoopmanagement zijn onder andere het vinden van de juiste producten, de juiste leveranciers aantrekken, het beheren van voorraden en levertijden en het controleren van dit hele proces. Dit proces is complex en wanneer dit niet optimaal beheerst wordt kan dit de volgende vervelende neveneffecten als gevolg hebben:

X Te weinig marge op producten

X Kansen die niet optimaal benut worden door het gebrek aan data

X Hoge risico’s bij een te grote voorraad

X Foutieve informatie naar klanten door handmatig voorraadbeheer

X Niet voorbereid zijn op seizoenspieken

X Op termijn stagnerende of zelfs neerwaartse groei

X Geen inzicht in levertijden waardoor producten niet voorradig zijn

X Teveel tijd en kosten kwijt aan zaken die ook geautomatiseerd kunnen worden

De complexiteit van inkoopmanagement zit ‘m in de juiste hoeveelheden inkopen op het juiste moment. Denk aan een minimale afname (MOQ) waardoor prijzen interessanter worden en of je ervoor kiest om een hele pallet in te kopen of een container af te vullen. Dat in combinatie met je voorraden, vraag vanuit de markt en seizoensgevoeligheid zorgen ervoor dat het beheersen van je inkoopkosten een dagtaak op zich is. Zit je hier als organisatie niet bovenop? Dan komt dit je duur te staan. Voordat je je huidige inkoopproces kan optimaliseren, is het eerst noodzaak om de huidige situatie in kaart te brengen.

Je inkoopkosten in kaart brengen?

Je inkoopproces wil je verbeteren zodat je minder kosten maakt en daarmee meer grip hebt op de marges. Door deze factoren in kaart te brengen zet je een stap in de goede richting.

1. Je inkoopkosten in kaart brengen

De inkoopkosten wil je zo laag mogelijk houden. Je gaat op zoek naar andere grondstoffen of leveranciers. Bekijk hoe jouw inkoopkosten zich verhouden tegenover de verkoopkosten om je marges in kaart te brengen.

2. Achterhaal je administratieve kosten

Naast inkoopkosten heb je ook indirecte kosten, denk aan administratieve kosten. De tijd die je bezig bent met het plaatsen en inboeken van een inkooporder bijvoorbeeld. Het is een kleine sluitpost, maar wel belangrijk om niet te vergeten. Het knabbelt namelijk aandeel weg van jouw marges. Breng dus naast je directe kosten ook indirecte kosten in kaart.

3. Wat kost je voorraad?

Je wilt op ieder moment kunnen uitleveren aan je klanten, waardoor een voorraad aanleggen wellicht essentieel is. Het financieren en verzekeren van deze voorraad en fluctuerende in- en verkoopprijzen brengt kosten met zich mee, die uiteindelijk ook weer van invloed zijn op je marge.

4. Leveranciersbetrouwbaarheid

Hoe close ben je met je leveranciers? Kijk niet alleen naar alle keren dat een inkoper langsgaat bij de leverancier, maar breng de leveranciersbetrouwbaarheid in kaart met verschillende methoden. Kijk ook naar de verschillende voorwaarden. Bieden ze je een bepaalde staffelkorting aan en welke betalingstermijn hanteren ze? Vragen ze een minimale bestelwaarde? Bestel je een hele pallet of laat je een container afvullen? Allemaal factoren die van invloed zijn op jouw kosten.

5. De kwaliteit van de producten en/of materialen

De kwaliteit van jouw producten of materialen die jij (door)verkoopt, hebben een grote impact op jouw kosten. Voor A-kwaliteit betaal je wat meer, maar dat betaalt zich op de lange termijn wellicht terug. De term “goedkoop is duurkoop” is niet voor niets een bekend gezegde.

Uit je ERP of WMS systeem kan je deze factoren inzichtelijk krijgen zodat je weet wat je op dit moment kwijt bent aan het gehele inkoopproces. Wanneer dit proces niet geautomatiseerd is, is het een monnikenwerk om hier grip op te krijgen. Investeer daarom in een goed inkoop management systeem om dit te optimaliseren.

Inkoopproces verbeteren met inkoop management software

Inkoopmanagement draait om zo scherp mogelijk inkopen van je producten of materialen. Werk je nog niet met een geautomatiseerd systeem? Dan ben je als inkoper waarschijnlijk alle producten continu aan het controleren voordat je ‘t bestelt. Zonde van je tijd en extra kosten. Met een inkoop management systeem bespaar je veel tijd en kosten. We zetten de voordelen ervan voor je een rijtje:

Inkopen met één druk op de knop

Er wordt nooit meer te laat ingekocht

Geen beslissingen op basis van onderbuikgevoel, maar keiharde data

Z

Je ziet precies wanneer en hoeveel er moet worden ingekocht

De werkdruk wordt verlicht in de backoffice

Inzicht in voorspellingen in vraag op basis van de leverbetrouwbaarheid

Nooit meer teveel voorraad doordat per product de juiste buffervoorraad wordt bepaald

Kortom: meer grip op je inkoopproces- en kosten. Optiply biedt inkoop management software aan waarmee je 80-90% van je inkopen kan automatiseren. Het salaris van de gemiddelde inkoper kan niet op tegen een geautomatiseerd systeem, waardoor je deze kosten snel terugverdient. Je hebt minder inkopers nodig en het team waarmee je werkt is actief bezig met het optimaliseren van de inkoopmarges. Win-win!

Benieuwd hoe zo’n inkoop management systeem werkt? Vraag een demo aan.

 

Recente artikelen