Hoe bepaal ik mijn minimale en maximale voorraad!?

Mar 16, 2017

In de afgelopen vier blogs hebben we de basis gelegd voor een goede inkoopstrategie. We hebben het gehad over de minimale voorraad, de optimale bestelgrootte en de verschillende productcategorieën. Vandaag leggen we uit wat de maximale voorraad van een product is, en waarom het handig is om dit getal in de gaten te houden.

Eerst een stapje terug. De optimale bestelgrootte is het aantal bestelde producten, waarbij de totale voorraad- en bestelkosten het laagst zijn. Vanuit voorraad-perspectief bestel je een product precies op het moment dat de huidige voorraad onder het minimum zakt. Voor een assortiment van tientallen producten is dit goed te doen, maar voor honderden of zelfs duizenden producten kost dit enorm veel tijd en dus geld. Je bent dan heel de dag bezig met je voorraad te monitoren en bestellingen te plaatsen. (Klinkt dit nog onlogisch voor jou? Lees dan ons blog over de optimale bestelgrootte nog eens door.)

 

Maximale voorraad
Om deze kosten in de hand te houden is het verstandig om bestellingen te bundelen, zodat je niet op ieder moment van de dag bezig bent met het bestellen van nieuwe producten. Dit doe je door een zogenaamde bestelperiode vast te stellen. Een bestelperiode is de regelmaat waarmee je de voorraad van de producten controleert en bepaalt of er besteld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld elke week op maandagavond zijn.

Het gevolg van zo’n bestelperiode is dat er een kans bestaat dat sommige producten al (ver) onder het niveau van de minimale voorraad zijn gezakt. Op dat moment is het slim om niet alleen de optimale bestelgrootte te bestellen, maar ook het aantal producten onder de minimale voorraad aan te vullen. Dit noemen we de maximale voorraad (het verschil tussen de minimale voorraad en de actuele voorraad plus de optimale bestelgrootte). Plaats je een bestelling, vul je voorraad dan altijd tot dit maximum aan.

Zou je ‘gewoon’ de optimale bestelgrootte aanhouden, dan raakt je voorraad sneller onder het niveau van de minimale voorraad en ben je dus genoodzaakt om vaker te bestellen. Met de maximale voorraad reset je als het ware de voorraad en corrigeer je voor het feit dat je niet altijd precies op tijd de optimale bestelgrootte bestelt.

Stel, je bent een horecagroothandel. Voor de tafellakens heb je bepaald dat de minimale voorraad 150 stuks is. Daarnaast heb je bepaald dat de optimale bestelgrootte 450 stuks is. De maximale voorraad is in dit voorbeeld 600 stuks. Is de voorraad tafellakens op het moment van bestellen, de bestelperiode, nog 50? Dan bestel je 550 tafellakens om de voorraad weer aan te vullen tot 600. Zou je dit niet doen en ‘gewoon’ 450 stuks bestellen, dan is je nieuwe voorraad ‘slechts’ 500 stuks (50 + 450).

Welke bestelperiode je kiest hangt af van de voorraadkosten en de bestelkosten van een bestelling. We bespreken hier twee uitersten, waarbij we in situatie 1 uitgaan van hoge voorraadkosten en lage bestelkosten en in situatie 2 juist van lage voorraadkosten en hoge bestelkosten.

 

Situatie 1: lage bestelkosten, hoge voorraadkosten
De leverancier is gevestigd in Duitsland en de bestelkosten voor een nieuwe bestelling zijn laag. Je voorraadkosten (de kosten die je maakt, direct en indirect, om producten op voorraad te houden) zijn relatief hoog. In dit geval is het goed om te zorgen voor structuur in het bestelproces en om regelmatig te bestellen. De bestelkosten zijn immers laag. Controleer bijvoorbeeld iedere maandagavond de voorraad en vul alle producten tot hun maximum aan als ze onder de minimale voorraad zijn geraakt.

 

Situatie 2: hoge bestelkosten, lage voorraadkosten
De leverancier is gevestigd in China en bestellingen gaan per container. De bestelkosten zijn hoog en de voorraadkosten relatief laag. Op het moment van bestellen is het verstandig om alle producten van die leverancier aan te vullen tot de maximale voorraad. Ook als deze producten nog niet onder de minimale voorraad zijn gezakt. De voorraadkosten zijn dan weliswaar hoger, maar zo voorkom je een ‘nee’ of een extra bestelling.

Wat voor shop ben jij? Heb je lage bestelkosten? Ga dan voor strategie 1. Kies een kleine bestelperiode en vul je producten op dat moment aan tot de maximale voorraad. Hoge bestelkosten? Dan is je bestelperiode afhankelijk van hoe snel je de inhoud van een container (of vrachtwagen) verkoopt. Vul op het moment van bestellen producten zoveel mogelijk aan tot de maximale voorraad. Twee verschillende strategieën dus!

Recente artikelen

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Het Coronavirus dat waait wel over, dacht je misschien bij de eerste berichten over het virus. Maar inmiddels beïnvloedt het ons allemaal. Het is dus tijd om...