Houd je voorraadwaarde gezond met deze analyses!

Jul 7, 2020

Als inkoper bij een webwinkel weet je hoe lastig het is om grip te krijgen op je voorraad. Zo moet je de inkoop precies afstemmen op het gedrag van de koper. Dat gedrag voorspellen is niet altijd eenvoudig. Vervolgens moet je de voorraad opslaan en beheren tegen zo min mogelijk kosten. Daarom zijn inkopers veel tijd kwijt met berekeningen en voorspellingen.

Een ingewikkeld proces, waarbij een misstap snel gemaakt is. Vraag dat bijvoorbeeld maar aan Nike…

Begin deze eeuw zorgde een blunder in de voorraadberekening van de sportkledinggigant tot overproductie van producten die slecht werden verkocht. Gevolg: naast een bomvol magazijn leidde dit tot $ 100 miljoen verlies en kelderde de aandelenkoers met 20%.

Een (menselijke) fout in je voorraadbeheer heeft dus enorme gevolgen. Wil je je voorraadbeheer op orde krijgen? Dan is je voorraadwaarde een belangrijke eerste stap. Maar wat is voorraadwaarde precies? Hoe kun je de voorraadwaarde meten en optimaliseren, zodat je kosten minimaliseert? In dit blog helpen we je met twee rekenmethodes en praktische tips op weg naar een gezonde voorraadwaarde voor jullie webwinkel.

Gezonde voorraadwaarde

Voorraadwaarde, wat is dat precies?

Je voorraadwaarde is een momentopname van de waarde van je gehele voorraad. Dit bedrag wordt groter wanneer je voorraad inkoopt en kleiner wanneer je producten verkoopt. Je zet deze kosten aan de activa-kant van je balans.

Waarom je dit wil weten? Allereerst, wil de Belastingdienst dat je dit becijfert. Maar dat is niet het belangrijkste. Een gezonde samenhang tussen enerzijds de omzet en anderzijds de voorraadwaarde, zegt veel over of jouw onderneming efficiënt voorraadbeheer toepast. Als je te veel geld vast hebt zitten in je voorraad, heeft dit een negatief effect op je cashflow.

Door de gemiddelde voorraadwaarde te berekenen over een langere periode, zeg 3 maanden, en deze te vergelijken met je omzet, krijg je een goed beeld.

De gemiddelde voorraadwaarde bereken je met een eenvoudige som:

Maand 1 + Maand 2 + Maand 3

                       3

Dus stel: de voorraadwaarde van jullie webwinkel was in januari € 120.000, in februari € 100.000 en in maart € 140.000. Dan was de gemiddelde voorraadwaarde in die periode: € 120.000 (120.000+100.000+140.000/3).

Voorraadkosten, wat valt daar onder?

Voorraadkosten zijn de uitgaven die je maakt voor het opslaan van goederen voor een bepaalde periode. Onder deze paraplu – ook wel de 3 R’en genoemd – vallen de volgende uitgaven:

  • Rente (kosten kapitaal)
  • Ruimte (huur, transport & behandeling)
  • Risico (veroudering, diefstal, verzekering & veiligheid)

Zoals je wellicht weet is het niet altijd even makkelijk een gezonde balans vinden tussen je productbeschikbaarheid en je voorraadwaarde. Met andere woorden; hoeveel extra producten hou ik op vooraad. Bij teveel opgeslagen producten kunnen voorraadkosten hoog oplopen, waardoor je te grote uitgaven hebt en er uiteindelijk weinig winst overblijft.

Door slimme berekeningen en analyses te maken, pas je jouw inkoopstrategie aan en verlaag je deze voorraadkosten met als hoofddoel: een gezonde voorraadwaarde.

Laten we kijken hoe we meer inzicht krijgen en kosten kunnen beteugelen.

Rekenmethode: omloopsnelheid voorraad berekenen

Een belangrijk onderdeel van een gezonde voorraadwaarde is een acceptabele omloopsnelheid van je producten. Door de omloopsnelheid te berekenen krijg je meer inzicht hoe lang je artikelen liggen opgeslagen voordat je ze verkoopt. Je becijfert dit met de volgende formule:

Omzet tegen verkoopprijzen / Gemiddeld voorraad verkoopprijzen =  Omloopsnelheid voorraad 

Dus stel: de omzet tegen verkoopprijzen (IWO) in één jaar is € 120.000 en de gemiddelde voorraad verkoopprijzen is € 60.000, dan is je omloopsnelheid 2 (120.000/60.000 = 2).

Hoe hoger het cijfer, hoe korter voorraden liggen opgeslagen, met als gevolg dat het geïnvesteerde vermogen in voorraden vrijkomt en dit meer liquiditeit oplevert.

Let wel: verschillende productprijzen zorgen voor variabele uitkomsten. Ter vergelijking: Apple’s gemiddelde omloopsnelheid in 2019 was 40.4 en bij Amazon 10. Wanneer je een webshop met kralen hebt zal het cijfer lager zijn dan wanneer je dure horloges verkoopt. Het is zinvol om vooral te kijken hoe je de omloopsnelheid ten opzichte van een eerdere periode kunt verbeteren.

Je kunt deze formule ook toepassen op een specifiek product, vervolgens de gemiddelde bestelperiode in kaart brengen en deze vergelijken met je doorloopsnelheid. De bestelperiode is de periode tussen twee inkoopbestellingen, dus het aantal dagen dat je het product op de plank hebt liggen. IJkpunt: je doet het goed als je doorloopsnelheid 2x je bestelperiode + levertijd is.

Gezonde voorraadwaarde

Tip: schoon je dode voorraad op

Je hebt je omloopsnelheid cijfer berekend en deze ligt een stuk lager dan je had gehoopt. Waar dit aan ligt? Mogelijk is je dode voorraad de boosdoener, oftewel; de voorraad die je niet verkocht krijgt. Dode voorraad heeft enerzijds een negatieve invloed op je rente en cashflow en neemt anderzijds waardevolle ruimte in beslag. Daardoor kost een product veel meer dan dat je ervoor betaald hebt.

Bedenk hoe je dit product beter in de markt kan zetten. Door producten marketingtechnisch nieuw leven in te blazen, verkoop je deze producten mogelijk alsnog. Lukt dit niet of is er geen budget voor? Overweeg dan om ze te bundelen met andere producten of bied ze bijvoorbeeld gratis aan bij het abonneren op jouw nieuwsbrief of als cadeau voor trouwe klanten.

Conclusie: naast je best presterende artikel, is je slechtst verkochte product minstens zo interessant om kosten mee te besparen.

Rekenmethode: optimale bestelhoeveelheid berekenen

Wanneer je een product bestelt zijn er altijd ‘overal’ inkoopkosten aan verbonden. Hoe vaker je bestelt, hoe hoger de totale bestelkosten. Maar wie regelmatiger een product inkoopt, betaalt minder voorraadkosten. De kunst is dus om daar een goede balans in te vinden.

Daarom is de formule van Camp – een klassieke wiskundige berekening uit de 20ste eeuw – bedacht, waarmee je de optimale bestelhoeveelheid per jaar calculeert. Daarvoor heb je de volgende waardes nodig:

  • Optimale bestelhoeveelheid (Q)
  • De jaarvraag van het product (D)
  • Bestelkosten (F)
  • Voorraadkosten als percentage van de prijs (h)
  • Productprijs (P)

Hanteer vervolgens de formule:

 

Voorbeeld: stel, de jaarvraag van je product is € 15.000 (D), de bestelkosten € 65,- (F). De voorraadkosten als percentage van de prijs 2% (h) en de prijs van het product is € 2,50 (P). Dan krijg je de formule √(2*17.500*70/2*2,5). Dit resulteert in een optimale bestelhoeveelheid (Q) van 624

Disclaimer: in sommige situaties is de formule van Camp niet volledig of onbruikbaar. Bijvoorbeeld wanneer:

  • de bestelkosten verschillen;
  • de voorraadkosten variëren;
  • je vastzit aan bepaalde bestelhoeveelheden;
  • je seizoensproducten verkoopt.
  • je gegevens niet kan verzamelen;

 

Tip: omzeil minimum bestelhoeveelheden

Minimum bestelhoeveelheden komen veel voor bij leveranciers. Aanbiedingen bij een meubelretailer zoals ‘bij 25 stoelen krijg je 5 gratis’, zorgen ervoor dat de voorraadkosten worden verlaagd bij de leverancier, maar bij jou worden verhoogd. Mogelijk zijn het producten die je helemaal niet kunt verkopen. Toch zijn er manieren om dit te vermijden.

Probeer te onderhandelen over de minimale bestelhoeveelheden. Vaak zijn leveranciers best bereid om afwijkende afspraken te maken. Spreek desnoods een iets hogere prijs af om zo op langere termijn meer geld te besparen. Of koop samen met een bevriende concullega de artikelen in en verdeel onderling de extra producten.

Optiply, data driven voorraadbeheer

Het berekenen van je omloopsnelheid en optimale bestelhoeveelheid kun je doen op de achterkant van een sigarendoos of met behulp van Excel. Het invoeren en bijhouden van deze gegevens kost echter veel tijd en foutief ingevoerde informatie leidt tot verkeerde informatie.

Optiply automatiseert dit proces. Onze webbased software analyseert jouw data met unieke algoritmes en geeft het meest efficiënte inkoopadvies. Dit dynamische advies is altijd oproepbaar en werkt als een inkoopagenda, wat gemiddeld resulteert in 26% voorraad besparing en 7% meer omzet.

Demonstratie op maat?

Optiply optimaliseert het voorraadbeheer van vele webshops en groothandels. Ongeacht het aantal verkoopkanalen, platformen, magazijnen en/of winkels. Omdat Optiply voor elke webwinkel andere voordelen biedt geven we je graag een persoonlijke demonstratie.

In een demo zie je precies hoe Optiply in jouw situatie werkt en beantwoorden we al je persoonlijke vragen.

Recente artikelen

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Gros webshops zit in stilte voor de storm

Het Coronavirus dat waait wel over, dacht je misschien bij de eerste berichten over het virus. Maar inmiddels beïnvloedt het ons allemaal. Het is dus tijd om...