Bereken de gemiddelde voorraad en houd je voorraadwaarde gezond

jan 17, 2022

Een (menselijke) fout in je voorraadbeheer heeft enorme gevolgen. Zo kost het opslaan van voorraad geld. Zolang je producten niet…

Een (menselijke) fout in je voorraadbeheer heeft enorme gevolgen. Zo kost het opslaan van voorraad geld. Zolang je producten niet verkoopt, heeft dit invloed op je cashflow. Wil je voorraad optimaliseren? Dan is het berekenen van de gemiddelde voorraad een belangrijke stap. Hiermee zorg je voor een gezonde voorraadwaarde. Maar hoe bereken je de gemiddelde voorraad en waarom is dit belangrijk? In dit blog helpen we je met twee rekenmethodes op weg naar het bepalen van een gemiddelde voorraad voor jullie webwinkel.

Bepaal de gemiddelde voorraad door vraag en aanbod te balanceren

Bij het bepalen van de juiste hoeveelheid voorraad balanceer je continue tussen vraag en aanbod. Als inkoper bij een webwinkel weet je hoe lastig het is om grip te krijgen op je minimale voorraad. Zo moet je de inkoop precies afstemmen op het gedrag van de koper. Dat gedrag voorspellen is niet altijd eenvoudig. Om hier grip op te blijven houden zijn inkopers altijd bezig met het berekenen en het doen van voorspellingen. 

Een ingewikkeld proces waar veel tijd in zit en waarbij een misstap al snel gemaakt is. Vraag dat bijvoorbeeld maar aan het sportmerk Nike. Begin deze eeuw zorgde een blunder in de voorraadberekening van de sportkledinggigant tot overproductie van producten die slecht werden verkocht. Het gevolg: naast een bomvol magazijn leidde dit tot $ 100 miljoen verlies en kelderde de aandelenkoers met 20 procent. Over het algemeen wil je niet onnodig voorraad opslaan tegen hoge kosten.

 Houd je voorraadwaarde gezond. Analyseer de gemiddelde voorraadwaarde, voorraadkosten, omloopsnelheid en bestelhoeveelheid. Lees hier meer over in
de gratis whitepaper ‘4 tips voor meer omzet en minder voorraad’.

Krijg inzicht in je voorraadwaarde

Je voorraadwaarde is een momentopname van de waarde van je gehele voorraad. Dit bedrag wordt groter wanneer je voorraad inkoopt en kleiner wanneer je producten verkoopt. Je zet deze kosten aan de activa-kant van je balans.

Waarom je dit wil weten? Allereerst, wil de Belastingdienst dat je dit becijfert. Maar dat is niet het belangrijkste. Een gezonde samenhang tussen enerzijds de omzet en anderzijds de voorraadwaarde, zegt veel over of jouw onderneming efficiënt voorraadbeheer toepast. Als je te veel geld vast hebt zitten in je voorraad, heeft dit een negatief effect op je cashflow.

Om dit te vermijden is het belangrijk om de gemiddelde voorraadwaarde te berekenen en deze te vergelijken met je omzet. Stel je gaat uit van een langere periode, zeg 3 maanden, dan bereken je deze met de volgende eenvoudige som:

Maand 1 + Maand 2 + Maand 3

                       3

Voorbeeld: de voorraadwaarde van je webwinkel was in januari € 120.000, in februari € 100.000 en in maart € 140.000. Dan was de gemiddelde voorraadwaarde in die periode: € 120.000 (120.000+100.000+140.000/3).

Verlaag voorraadkosten voor een gezonde voorraadwaarde

Een gezonde voorraadwaarde wordt ook bepaald door voorraadkosten. Voorraadkosten zijn de uitgaven die je maakt voor het opslaan van goederen voor een bepaalde periode. Onder deze paraplu – ook wel de 3 R’en genoemd – vallen de volgende uitgaven:

  • Rente (kosten kapitaal)
  • Ruimte (huur, transport & behandeling)
  • Risico (veroudering, diefstal, verzekering & veiligheid)

Zoals je wellicht weet is het niet altijd even makkelijk een gezonde balans vinden tussen je productbeschikbaarheid en je voorraadwaarde. Met andere woorden; hoeveel extra producten hou ik op vooraad. Bij teveel opgeslagen producten kunnen voorraadkosten hoog oplopen, waardoor je te grote uitgaven hebt en er uiteindelijk weinig winst overblijft.

Bereken de optimale voorraad met deze formules

Door slimme berekeningen en analyses te maken, pas je jouw inkoopstrategie hierop aan en verlaag je voorraadkosten met als hoofddoel: een gezonde voorraadwaarde. Laten we kijken hoe we meer inzicht krijgen en kosten kunnen beteugelen.

Formule 1. Bereken de omloopsnelheid van je voorraad

Een belangrijk onderdeel van een gezonde voorraadwaarde is een acceptabele omloopsnelheid van je producten. Door de omloopsnelheid te berekenen krijg je meer inzicht hoe lang je artikelen liggen opgeslagen voordat je ze verkoopt. Je becijfert dit met de volgende formule:

Omzet tegen verkoopprijzen / Gemiddeld voorraad verkoopprijzen =  Omloopsnelheid voorraad 

Dus stel: de omzet tegen verkoopprijzen (IWO) in één jaar is € 120.000 en de gemiddelde voorraad verkoopprijzen is € 60.000, dan is je omloopsnelheid 2 (120.000/60.000 = 2).

Hoe hoger het cijfer, hoe korter voorraden liggen opgeslagen, met als gevolg dat het geïnvesteerde vermogen in voorraden vrijkomt en dit meer liquiditeit oplevert.

Let wel: verschillende productprijzen zorgen voor variabele uitkomsten. Ter vergelijking: Apple’s gemiddelde omloopsnelheid in 2019 was 40.4 en bij Amazon 10. Wanneer je een webshop met kralen hebt zal het cijfer lager zijn dan wanneer je dure horloges verkoopt. Het is zinvol om vooral te kijken hoe je de omloopsnelheid ten opzichte van een eerdere periode kunt verbeteren.

Je kunt deze formule ook toepassen op een specifiek product, vervolgens de gemiddelde bestelperiode in kaart brengen en deze vergelijken met je doorloopsnelheid. De bestelperiode is de periode tussen twee inkoopbestellingen, dus het aantal dagen dat je het product op de plank hebt liggen. IJkpunt: je doet het goed als je doorloopsnelheid 2x je bestelperiode + levertijd is.

Tip: schoon je dode voorraad op

Je hebt je omloopsnelheid cijfer berekend en deze ligt een stuk lager dan je had gehoopt. Waar dit aan ligt? Mogelijk is je dode voorraad de boosdoener, oftewel; de voorraad die je niet verkocht krijgt. Dode voorraad heeft enerzijds een negatieve invloed op je rente en cashflow en neemt anderzijds waardevolle ruimte in beslag. Daardoor kost een product veel meer dan dat je ervoor betaald hebt.

Gezonde voorraadwaarde
Bedenk hoe je dit product beter in de markt kan zetten. Door producten marketingtechnisch nieuw leven in te blazen, verkoop je deze producten mogelijk alsnog. Lukt dit niet of is er geen budget voor? Overweeg dan om ze te bundelen met andere producten of bied ze bijvoorbeeld gratis aan bij het abonneren op jouw nieuwsbrief of als cadeau voor trouwe klanten. Dit betekent dat je naast je best presterende artikel, je slechtst verkochte product minstens zo interessant om kosten mee te besparen.

Formule 2. Bereken de optimale bestelhoeveelheid

Wanneer je een product bestelt zijn er altijd ‘overal’ inkoopkosten aan verbonden. Hoe vaker je bestelt, hoe hoger de totale bestelkosten. Maar wie regelmatiger een product inkoopt, betaalt minder voorraadkosten. De kunst is dus om daar een goede balans in te vinden.

Daarom is de formule van Camp – een klassieke wiskundige berekening uit de 20ste eeuw – bedacht, waarmee je de optimale bestelhoeveelheid per jaar calculeert. Daarvoor heb je de volgende waardes nodig:

  • Optimale bestelhoeveelheid (Q)
  • De jaarvraag van het product (D)
  • Bestelkosten (F)
  • Voorraadkosten als percentage van de prijs (h)
  • Productprijs (P)

Hanteer vervolgens de formule:

 

Voorbeeld: stel, de jaarvraag van je product is € 15.000 (D), de bestelkosten € 65,- (F). De voorraadkosten als percentage van de prijs 2% (h) en de prijs van het product is € 2,50 (P). Dan krijg je de formule √(2*17.500*70/2*2,5). Dit resulteert in een optimale bestelhoeveelheid (Q) van 624.

Disclaimer: in sommige situaties is de formule van Camp niet volledig of onbruikbaar. Bijvoorbeeld wanneer:

  • de bestelkosten verschillen;
  • de voorraadkosten variëren;
  • je vastzit aan bepaalde bestelhoeveelheden;
  • je seizoensproducten verkoopt;
  • je gegevens niet kan verzamelen.

 

 Ook een gezonde voorraadwaarde? Analyseer de gemiddelde voorraadwaarde, voorraadkosten, omloopsnelheid en bestelhoeveelheid. Lees hier meer over in
de gratis whitepaper ‘4 tips voor meer omzet en minder voorraad’.

Tip: omzeil minimum bestelhoeveelheden

Minimum bestelhoeveelheden komen veel voor bij leveranciers. Aanbiedingen bij een meubelretailer zoals ‘bij 25 stoelen krijg je 5 gratis’, zorgen ervoor dat de voorraadkosten worden verlaagd bij de leverancier, maar bij jou worden verhoogd. Mogelijk zijn het producten die je helemaal niet kunt verkopen. Toch zijn er manieren om dit te vermijden.

voorraadwaarde magazijn
Probeer te onderhandelen over de minimale bestelhoeveelheden. Vaak zijn leveranciers best bereid om afwijkende afspraken te maken. Spreek desnoods een iets hogere prijs af om zo op langere termijn meer geld te besparen. Of koop samen met een bevriende concullega de artikelen in en verdeel onderling de extra producten.

Gebruik data driven forecasting voor het behalen van hoge servicelevels

Het berekenen van je omloopsnelheid en optimale bestelhoeveelheid kun je doen op de achterkant van een sigarendoos of met behulp van voorraadbeheer in Excel. Het invoeren en bijhouden van deze gegevens kost echter veel tijd en foutief ingevoerde informatie leidt tot verkeerde informatie.

Optiply automatiseert dit proces. Onze voorraadoptimalisatie software analyseert jouw data met unieke algoritmes en geeft het meest efficiënte inkoopadvies. Dit dynamische advies is altijd oproepbaar en werkt als een inkoopagenda voor een optimaal inkoopmanagement. Voeg meerdere leveranciers toe per product en Optiply kiest altijd de beste keuze. Zo manage je je leveranciers eenvoudig en kun jij focussen op goede deals sluiten. Gemiddeld resulteert dit in 26 procent voorraad besparing en 12 procent meer omzet.

whitepaper-4-tips-voorraadbeheer

Behaal hoge servicelevels met minder voorraad!

Ontdek hoe Travelbags haar servicelevels heeft verhoogd met minder voorraad. Download de gratis whitepaper voor 4 tips over slim voorraadbeheer. Kom erachter hoe je zo efficiënt mogelijk inkopen doet.

Recente artikelen

Optiply bouwt aan een design team

Optiply bouwt aan een design team

Het kan een grote uitdaging zijn om huis en haard achter te laten en een stap richting het onbekende te zetten. Hugo, een Portugese ontwerper, vertrouwde op...