Essentiële features voor een gestroomlijnd inkoopproces in jouw CMS

Oct 8, 2020

Misschien verkoop je fysiek al producten en is het nu tijd voor een volgende stap. Verder ben je al bekend met marktplaatsen en ben je er klaar mee om commissies af te dragen aan derden. Wat jouw situatie ook is: een webshop runnen vergt een hoop werk. Beschikt jouw webshop systeem over de benodigde functionaliteiten? Op het gebied van voorraadbeheer is er één hamvraag: welke features zijn essentieel om jouw inkoop succesvol te laten draaien?

Wat is een CMS systeem?

“CMS” staat voor Content Management System en biedt een mogelijkheid om de content (tekst, afbeeldingen, video’s en bijvoorbeeld producten) te managen op jouw website. Een CMS, of webshop systeem is de kern van iedere webshop. Bij het opstarten van jouw webshop is het kiezen van een webshop systeem een belangrijke beslissing. Wellicht dat je bij een eerste keuze tegen beperkingen aan liep. De keuze om te migreren naar een ander systeem behoort dan tot de opties. Met onderstaande informatie helpen we je op weg om een sterke basis te creëren, zodat jouw inkoop straks op rolletjes loopt.

Gezonde voorraadwaarde

Hoe wordt de voorraad verwerkt binnen een CMS?

Magento, Shopify en WordPress: webshop systemen waar je ongetwijfeld van hebt gehoord. Deze lenen zich prima om jouw e-commerce omgeving te lanceren: je kunt via deze systemen je producten verkopen. Magento en Shopify zijn van origine e-commerceplatformen. Voor WordPress heb je de aanvullende plug-in Woocommerce nodig.

Wanneer je inlogt, kan je direct je producten en voorraad beheren. Dat kan handmatig, door middel van spreadsheets of door jouw ERP- of WMS-systeem te koppelen. De eerste twee opties zijn prima wanneer je aanbod weinig verandert of een voorraad die nooit opraakt (wanneer je een dropshipper bent en niet je eigen voorraad niet beheert). Wanneer je een wisselend aanbod hebt en je voorraad zelf beheert, is het belangrijk om dit te automatiseren. Doe je dat niet, dan zul je de volgende negatieve effecten ervaren:

X Een hogere foutgevoeligheid bijvoorbeeld bij retouren

X Door voorraadverschillen kan een plotseling tekort aan producten ontstaat

X Langere levertijden door tekorten

X Veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van inkomende voorraden

X Geen optimaal inzicht in de voorraad waardoor onjuiste strategische keuzes worden gemaakt 

X Je komt niet toe aan het werk wat je eigenlijk aan het doen zou moeten zijn

Voorraadbeheer en een webshop CMS?

Gelukkig zijn er ook manieren om dit geautomatiseerd bij te houden. Dat scheelt je tijd, geld en onnodige blunders naar je klanten toe. In een eerdere alinea vertelden we je kort over ERP en WMS systemen. Deze programma’s maken namelijk de automatische koppeling met jouw webshop, waardoor jij achterover kunt leunen of eindelijk het werk kan doen wat nodig is om verder te groeien.

Een ERP systeem

“ERP” staat voor Enterprise Resource Planning en is een softwarepakket dat verschillende bedrijfsprocessen samenbrengt en ondersteunt. Denk hierbij aan gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek, voorraadbeheer en administratie. Voorbeelden van bekende ERP systemen zijn Exact, SAP en AFAS. 

Een WMS systeem

“WMS” staat voor Warehouse Management System en biedt ondersteuning op het moment zodra er een order binnen komt rollen totdat deze is afgeleverd bij de juiste ontvanger. Dit systeem biedt onder andere structuur binnen je magazijn, handelt order- en goederenstromen af en bepaalt de volgorde in de planning. Een andere benaming hiervoor is ook wel het ‘logistic execution system’. Je kunt het eigenlijk zien als het systeem dat de orderpicker in jouw organisatie ondersteunt. Minder foutgevoeligheid, meer efficiëntie. 

 

Inkopen en je webshop systeem

Veel mogelijkheden, minstens zoveel systemen. Maar welke functionaliteiten zijn belangrijk om jouw voorraadbeheer naar het volgende niveau te tillen? Wij geven je graag meer informatie over de belangrijkste features die een CMS systeem in ieder geval moet bevatten, zodat je daarna kan de keuze kan maken.

Product- en voorraadbeheer

In een webshop is de nummer één musthave feature product- en voorraadbeheer. Producten toevoegen, aanpassen en de voorraad wijzigen. Handmatig of geautomatiseerd.

Bijna alle CMS-en zijn hiervan voorzien. Kies in ieder geval voor een standaard oplossing zoals Lightspeed, Magento, Shopify of Woocommerce (WordPress). Dit zijn veel voorkomende systemen waarbij de code gemakkelijk aangepast kan worden door andere developers, waardoor de meeste bureaus je eventueel kunnen helpen met de opzet of optimalisaties.

De basis van voorraadbeheer in jouw CMS
Voor we ingaan op verschillende mogelijkheden om jouw voorraadbeheer te stroomlijnen, moet de basis kloppen. De volgende punten vormen het fundament.

Accurate data over jouw voorraad 
Zorg ervoor dat je voorraad klopt in jouw systeem. Dit heeft betrekking tot het afboeken van verkopen, verwerken van inkopen en registreren van retouren. Het is van belang om regelmatig de voorraad te tellen om verschillen te detecteren en verbeteren. Het is van belang om een gesloten systeem te creëren.

Centraliseren van data en systemen 
Breng alle data van jouw verkopen in één systeem samen. Zo hou je makkelijk het overzicht en hoef je niet te switchen tussen spreadsheets en andere tools. Indien je meerdere shops hebt, breng je dit idealiter ook samen in één back-end.

Het is zelfs mogelijk om verschillende verkoopkanalen en de voorraden die daarmee gepaard gaan te bundelen in jouw CMS. Denk bijvoorbeeld aan marketplaces, groothandel of een fysieke winkel. Dit bespaart niet alleen tijd omdat je niet in verschillende systemen hoeft te werken. Het levert een overzichtelijk beeld op van jouw (web)shop op één plek. 

Tool tips: Channable, EffectConnect of ChannelEngine kunnen het zware werk verrichten op dit gebied. 

Gebundelde producten en halffabricaten

Het kan zijn dat je bepaalde producten in een bundel verkoopt of halffabricaten een eindproduct vormen. Deze halffabricaten en onderliggende producten moeten op een juiste manier gematched worden, zodat de voorraad en verkopen goed verwerkt worden. Implementeer een werkwijze die ervoor zorgt dat je bundelproducten goed worden bijgehouden, zodat je geen nee hoeft te verkopen omdat de voorraad niet klopt of omdat je te weinig in hebt gekocht o.b.v. incorrecte verkoopdata.

Gezonde voorraadwaarde

Integraties en forecasting

Je ERP of WMS systeem wil je gemakkelijk kunnen koppelen om je voorraad geautomatiseerd wil beheren. Maar ook voor andere softwaretools is het belangrijk dat er integraties zijn. Denk aan verschillende SEO-tools, je e-mailprogramma, inkoopsoftware of je boekhoudprogramma. Bepaal voordat je start met een CMS welke features voor jou musthaves zijn, kies daarna pas welk CMS het beste bij jou past.

In een overzicht jouw verkopen, omzet en gemiddelde orderwaarde zien? Dat kan vaak door een koppeling met Google Analytics, maar het is ook belangrijk dat je hierin direct inzicht hebt via je eigen webshop systeem. Naast deze data ook andere KPI’s meten zoals je inkoop- en voorraadkosten, hoe vaak je moet nee-verkopen, wat de seizoenstrends zijn en welke leveranciers het meest betrouwbaar zijn?

Alleen je voorraad beheren via je CMS kan prima functioneren in een aantal situaties. Bijvoorbeeld bij dropshipping, een klein assortiment of lage verkoopvolumes. Wanneer het assortiment en het aantal verkopen groeien, wordt het echter steeds ingewikkelder en met name onvoordelig om dit puur in een webshop systeem bij te houden.

Met inkoop- en voorraadbeheer software heb je meer inzicht in je voorraad en hoef jij alleen de adviezen door te voeren als strategische beslissingen. Het is gemakkelijk te integreren met alle bekende webshopsystemen en er zijn ook maatwerk integraties mogelijk.

Benieuwd wat Optiply voor jou kan betekenen? Plan dan een demo.

     

    Demonstratie op maat?

    Optiply optimaliseert het voorraadbeheer van vele webshops en groothandels. Ongeacht het aantal verkoopkanalen, platformen, magazijnen en/of winkels. Omdat Optiply voor elke webwinkel andere voordelen biedt geven we je graag een persoonlijke demonstratie.

    In een demo zie je precies hoe Optiply in jouw situatie werkt en beantwoorden we al je persoonlijke vragen.

    Recente artikelen